Retrospektiven für Teams
Was ist eine Retrospektive?
Eine Retrospektive (kurz «Retro») ist ein strukturiertes Reflexions-Meeting, in dem ein Team aus einer Gemeinde (z. B. Verwaltung, Bau, Soziales, Werkdienst, Schule, IT, Projektgruppen) die Zusammenarbeit in einem vergangenen Zeitraum bewusst anschaut. Ziel ist, gemeinsam zu lernen und konkrete Verbesserungen für die nächste Phase festzulegen – pragmatisch, respektvoll und umsetzbar.
Im Zentrum steht nicht «Wer war schuld?», sondern: Wie arbeiten wir als Team besser zusammen?
Warum sind Retrospektiven wichtig?
Gemeindeteams arbeiten oft in einem Umfeld mit vielen Anspruchsgruppen, klaren Vorgaben und engem Takt (Gemeinderat, Kommissionen, kantonale Anforderungen, Bevölkerung, externe Partner). Retrospektiven schaffen Raum, um die Zusammenarbeit aktiv zu gestalten – statt nur zu reagieren.
Das bringt’s konkret:
Offene, respektvolle Feedback-Kultur: Ein sicherer Rahmen stärkt Vertrauen, Verlässlichkeit und Gesprächsfähigkeit.
Bessere Schnittstellen & weniger Reibungsverluste: Übergaben zwischen Abteilungen (z. B. Bauamt ↔ Werkdienst ↔ Finanzen) werden klarer.
Früheres Erkennen von Hindernissen: Unklare Zuständigkeiten, Informationslücken oder «Ping-Pong» werden sichtbar und lösbar.
Mehr Wirksamkeit im Alltag: Entscheide, Abstimmungen und Abläufe werden einfacher – ohne zusätzliche Bürokratie.
Motivation & Teamzusammenhalt: Erfolge werden bewusst gemacht; Belastungen werden gemeinsam getragen statt individualisiert.
Ablauf einer Retrospektive
Empfehlung: Plant ca. 45 Minuten für eine Retro ein. Führt sie regelmässig durch (z. B. immer im letzten Teammeeting des Monats). Je regelmässiger sie durchgeführt wird, umso höher ist der Nutzen und umso kürzer können sie gehalten werden. Fokus auf Zusammenarbeit, Kommunikation, Schnittstellen, Entscheidungswege.
1) Vorbereitung
Eine Moderation (diese Rolle kann im Team rotieren) organisiert die Retrospektive, bereitet passende Fragen oder Methoden vor und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder aktiv einbezogen werden.
Definiert, wer, welche Rolle einnimmt: Moderation, Zeitmanagement, Dokumentation (Diese Rollen beteiligen sich ebenfalls aktiv in der Retro)
Die genaue Dauer richtet sich nach dem Arbeitszyklus, liegt aber in der Regel zwischen 30 und 90 Minuten.
2) Gemeinsamer Rückblick (10–20 Min.)
Der erste Teil der Retro widmet sich dem Rückblick: Das Team reflektiert gemeinsam die Erfolge und Herausforderungen der letzten Wochen.
Zur Strukturierung eignen sich beispielsweise «Start, Stop, Continue» oder die 4G-Methode (Methoden folgen im nächsten Abschnitt).
3. Diskussion und Analyse (15 - 25 Minuten)
Gemeinsam erarbeitet das Team, welche Faktoren den Fortschritt unterstützt oder gebremst haben.
Typische Leitfragen sind:
Was lief besonders gut? = Erfolgsfaktoren
Wo gab es Herausforderungen oder Hindernisse? = Stolpersteine
Was können wir konkret verbessern? = Lösungsansätze
4. Entwicklung konkreter Massnahmen (10 - 15 Minuten)
Auf Basis der Analyse definiert das Team umsetzbare Massnahmen, um Verbesserungen gezielt anzugehen.
Dabei wird festgelegt, wer für welche Massnahme verantwortlich ist und wie die Umsetzung überprüft wird (typischerweise erfolgt eine Überprüfung in der nächsten Retro).
Damit die Massnahmen konkret sind, werden sie häufig nach dem SMART-Prinzip formuliert (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert).
5. Dokumentation und Abschluss (5 - 10 Minuten)
Die wichtigsten Erkenntnisse sowie die beschlossenen Massnahmen werden dokumentiert, damit sie in der nächsten Retrospektive wieder aufgenommen werden können.
Zum Schluss reflektiert das Team kurz auch den Retro-Prozess selbst: War das Vorgehen hilfreich? Was lässt sich bei zukünftigen Meetings verbessern?
Methoden und Techniken für Retrospektiven
Alle Methoden unten sind so gewählt, dass sie für Gemeindekontexte funktionieren (mehrere Schnittstellen, politische/administrative Rahmenbedingungen, externe Abhängigkeiten).
Macht für jede der Methoden eine Visualisierung auf einem Flipchart, Whiteboard oder digitalen Whiteboard. Die Visualisierung gibt Struktur und macht Themen besser Sichtbar.
1) «Start – Stop – Continue» (einfach & wirksam)
Start: Welche Absprachen/Praktiken wollen wir neu einführen (z. B. fixe Übergabe-Notiz, wöchentlicher 10-Minuten-Check-in)?
Stop: Was lassen wir künftig weg (z. B. doppelte Rückfragen, CC-Flut, unklare Aufträge)?
Continue: Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut und bleibt?
2) «Klar – Unklar – Gefehlt» (ideal für Schnittstellen)
Klar: Was war gut geregelt (Rollen, Termine, Entscheid)?
Unklar: Wo gab es Interpretationsspielraum?
Gefehlt: Welche Info/Entscheid/Abstimmung hat gefehlt?
3) «4G-Retro»
Gefallen: Was war gut?
Gelernt: Was habe ich gelernt?
Gestolpert: Was hat nicht funktioniert?
Gefehlt: Was hätte ich mir gewünscht?
4) «5 Why» (für wiederkehrende Probleme)
Wenn ihr z. B. oft Verzögerungen habt: mehrmals «Warum?» fragen, bis ihr bei einer konkreten Ursache seid
(z. B. unklare Zuständigkeiten, fehlender Entscheidpunkt, Medienbruch).
Die 5x Warum-Frage hilft auf den Kern des Problems zu kommen:
1. Setzt die Fragestellung/das Problem ins Zentrum.
2. Frag 5 x «Warum entsteht das Problem?» = Antwort 1 —> Warum entsteht Antwort 1? = Antwort 2 —> Warum entsteht Antwort 2? = Antwort 3 —> …
5) «Sailboat» (gut für Projekte und Veränderung)
Ziel/Insel: Was wollen wir als Team erreichen?
Wind: Was unterstützt unsere Zusammenarbeit?
Anker: Was bremst uns?
Felsen: Welche Risiken sehen wir (z. B. Abhängigkeiten, politische Entscheide, Ressourcen)?
Beispielvisualisierung 4G-Methode